El Coaching como ayuda a la buena gestión del tiempo
El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario. El tiempo es el bien más valioso que tenemos. Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo dedicados a muchos problemas relativamente secundarios en lugar de concentrarnos en pocas actividades, pero de vital importancia. Un coach le ayudará a gestionar y a rentabilizar su tiempo.
Rosa Estañ*
La Ley de Pareto sobre el tiempo, fijada por el economista italiano Vilfredo Pareto, que formuló realizando investigaciones estadísticas dice que: - El 20% de la entrevista proporciona el 80% de las conclusiones. - El 20% del trabajo de mesa posibilita el 80% del éxito en el trabajo total. - El 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados. - El resto suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones, etc.
Esta ley puede aplicarse para conocer lo que da resultado en la empresa y para decidir correctamente qué hacer en primer lugar, con el objetivo centrado en las tareas de mayor rentabilidad. La mayor parte del tiempo y de la energía se malgastan porque faltan objetivos, planificación, prioridades y visiones de conjunto. Una perfecta gestión del tiempo nos abrirá caminos para:
- Obtener una mejor panorámica de las actividades y prioridades. - Tener más tiempo libre para la creatividad. - Dominar, reducir y evitar el estrés. - Tener más tiempo libre. - Alcanzar consecuente y sistemáticamente los objetivos propuestos. La capacidad para gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización. Los “ladrones del tiempo” son: las interrupciones, el mal uso del teléfono, reuniones no previstas, dejar las cosas para después, desorden y burocracia, comunicación ineficaz, el mal uso del correo electrónico, la escasa disciplina personal.
Así, gestión del tiempo es cualquier sistema para controlar el tiempo de la forma más eficiente posible. Estableciendo un sistema de control del tiempo en el quehacer diario es posible aprender a identificar y eliminar los factores que hacen perder el tiempo y desarrollar su control con eficacia.
Para gestionar bien el tiempo se pueden aplicar una serie de principios básicos:
- Planificar por adelantado. - Hacer y seguir una lista de prioridades: tareas importantes y urgentes, tareas importantes, tareas urgentes y tareas minucia. - Agrupar las tareas según las capacidades requeridas. - Programar actividades de descanso. - Prometer menos y cumplir más. - Hacer un seguimiento de los procesos. - Delegar todo lo que se pueda. - Establecer parámetros para decir “no” - Tener en cuenta la curva del rendimiento.
La Agenda, programa diario o conjunto de acciones previstas para el día, es una excelente forma de recordar, flexibilizar o priorizar los objetivos laborales. La principal dificultad con la que nos encontramos es su alteración por imprevistos que surgen.
Como sugerencias se ofrecen las siguientes:
- Anotar en primer lugar las fechas ya comprometidas para entrevistas, citas o reuniones. - Señalar las tareas con fechas/horas límite establecidas previamente. - Reservar espacios temporales para asuntos con fechas límite. - Anotar el resto de cuestiones que se consideren importantes a las que tengamos que dedicarles tiempo.
Su Coach le planteará las siguientes preguntas:
- ¿Cómo resuelve cumplir con todo lo que quiere o necesita hacer a diario a lo largo del día, va pasando tranquilamente de una actividad a la siguiente? - ¿Cómo determina cuánto tiempo le llevará una actividad? - ¿Escribe una lista de los asuntos que debe resolver en el día? - ¿Cómo establece prioridades? - ¿Sabe decir ”no?” - ¿Cómo es ahora mismo un día normal de trabajo? - ¿Cuántas cosas intenta hacer en una sola jornada? - ¿Es realista al respecto? - ¿Qué actividades de su trabajo, son prioritarias? - ¿Cómo puede saber qué actividades son prioritarias? - ¿Qué necesita que ocurra para que determinadas actividades no acaben en la lista de cosas urgentes o importantes? - ¿Qué le gusta más hacer de todos los asuntos que son de su competencia? - ¿Sabe delegar? - ¿Es capaz de darse a Ud. mismo el apoyo que necesita? - ¿Qué va a hacer para alcanzar su objetivo? ¿Cuándo, dónde y cómo
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